Ao contrário do que muitos ainda acreditam, mais do que exaustivo, ser um multitarefa é contraproducente.
Estar conectado a tudo e a todos continuamente, alterando ações, tarefas e projetos durante toda a jornada de trabalho, faz com que os profissionais fiquem dispersos e levem mais tempo para realizar suas atividades, segundo especialistas. Sem falar na perda de informações e na maior possibilidade de erros.
Afinal, fazer tudo ao mesmo tempo agora vai contra o modus operandi do cérebro humano, que performa bem melhor por meio da atenção sustentada do que da dividida.
Para se ter uma ideia, precisamos de em média 25 minutos para retomar o ritmo da tarefa da qual nos distraímos, segundo pesquisa da Universidade da Califórnia.
Não é de se estranhar, portanto, que os multitasks levem até 40% mais tempo do que os monotasks para realizar as mesmas atividades.
De acordo com especialistas, a questão é que a cada mínima mudança de foco o cérebro recebe uma nova descarga neuroquímica. É como se a pessoa estivesse dando um reset mental toda vez que interrompe algo importante que está fazendo para checar o e-mail, ler a mensagem do Whatsapp, atender o telefone e daí por diante.
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Para evitar que isso aconteça, confira algumas recomendações dos experts para você melhorar a sua produtividade.
Elimine os estímulos distratores
Quando estiver envolvido em um trabalho demandante, não hesite em desligar o telefone, desativar as notificações de aplicativos, fechar a caixa de e-mails, bem como as redes sociais, e por aí afora.
O objetivo é ‘entrar no flow’, concentrando-se o maior tempo possível em uma determinada atividade. Depois disso, deixe um tempo livre para a realização de pequenas e médias tarefas, mais rápidas e menos significativas, antes de se ater novamente ao que interessa.
Priorize as “piores” tarefas
Quando temos várias coisas a fazer, a tendência é empurrar com a barriga as mais complexas ou menos prazerosas. Mas é justamente por elas que devemos iniciar.
Aproveite o período mais produtivo do seu dia
Você é uma pessoa que “rende” mais de manhã, no meio da tarde, no final? Aproveite esses momentos, em que seu organismo está mais disposto e alerta, para se dedicar a projetos mais relevantes.
Resista à tentação de mudar o “assunto” sempre que ficar entediado
Lembre-se que, para o cérebro, qualquer alteração de foco faz com que seu fluxo de atenção vá para o saco.
Eleja a principal tarefa do dia e concentre-se nela
Escreva-a em um post-it, cole-o em seu notebook e olhe para ele sempre que sua mente começar a vagar por aí.
Não se deixe moldar pelo dia (molde-o você mesmo!)
Em vez de planejar uma lista de coisas para fazer durante o expediente, atenha-se a três ou quatro atividades que caibam, de fato, na sua agenda diária.
Faça pausas
Intervalos de 5, 10, até 15 minutos a cada uma hora e meia, ou no máximo duas horas, de trabalho atento são essenciais para o profissional voltar à ativa mentalmente revigorado. Nesse meio tempo, vale dar uma volta, olhar a paisagem pela janela, tomar um café e coisas assim. Ou seja, nada de novas telas.
Atenção aos percalços do home office
Com tantos estímulos, sobretudo os tecnológicos, manter o foco em apenas uma atividade por vez tem sido desafiador, ainda mais em tempos de trabalho remoto.
O ideal, nesse caso, é se isolar ao máximo dentro de casa a fim de recriar o ‘monoambiente’ típico da modalidade presencial.
Crie uma playlist exclusiva para alongar seu lastro atencional
Se seu período de concentração costuma durar 40 minutos, por exemplo, a dica aqui é criar uma playlist sequencial (não randômica) de 45 ou 50 minutos, com músicas que você aprecie e conheça bem, ouvindo-as sempre que for realizar uma tarefa complexa ou urgente.
A ideia é que seu cérebro se mantenha focado usando as canções como uma espécie de marcador de tempo. Para continuar estendendo seu intervalo de atenção, basta ir gradualmente adicionando músicas no meio da lista (não no começo, nem no final).
Monitore cuidadosamente o que faz em um dia típico de trabalho
Avalie o que consegue executar e entregar, como, e quanto tempo costuma levar em cada tipo de atividade. Dessa forma, você aperfeiçoa o autoconhecimento e tem subsídios para se planejar melhor ao longo do tempo.
Assuma a responsabilidade
Você acabou se deixando levar por distrações e eventos externos e seu dia não performou como deveria? Tudo bem, faz parte. O importante é admitir o fato e, sem culpa, se propor a agir de forma diferente – e mais produtiva – a partir dali.
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